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Location per congressi, quale scegliere?

da | Apr 20, 2020 | Azienda, Eventi | 0 commenti

Sala congressi cittadina? Hotel di fama? I 7 punti da considerare per una scelta di successo

Scegliere la location per un congresso è uno dei primi passi da fare dal momento in cui si decide di convocarlo e celebrarlo nel modo più efficace. Dalla location dipenderanno infatti numerose scelte organizzative. Intendiamoci, non esiste la location per congressi perfetta in termini assoluti, ma esiste la location perfetta per il nostro congresso, quella cioè che risponde alle nostre esigenze.

Avviando l’organizzazione di un congresso è bene che lo staff aziendale abbia le idee chiare sugli obiettivi primari e secondari dell’evento e sulle esigenze che l’intero progetto dovrà soddisfare.

1. Concept e target dell’evento

Qual è l’obiettivo principale del congresso che vogliamo organizzare? E quali sono gli obiettivi secondari? Rispondendo in modo organico e puntuale a questa domanda avremo chiaro anche il target dei convocati

2. Numero di partecipanti

Obiettivo e target chiari ci diranno esattamente il numero dei congressisti al congresso aziendale o associativo che stiamo progettando. E ovviamente il numero di coloro che lavoreranno alla sua organizzazione. Ecco: non dimentichiamo nessuno valutando i numeri di un congresso e quindi la capienza di una location!

3. Durata del congresso

Un congresso di 3 giorni imporrà una organizzazione diversa da un congresso di 5 giorni. Non è banale considerare la durata valutando la scelta della location per un congresso: non tutte le location sono realmente in grado di sopportare lo stesso carico. Verifichiamo possibilmente i precedenti realizzati.

4. Budget del congresso

Note dolenti, ma non sempre. Avere chiaro il budget aiuta fortemente a selezionare la location e a prendere decisioni organizzative efficienti.

5. Periodo dell’anno

Considerare i punti appena elencati aiuterà staff aziendale o associativo interno e staff dell’agenzia professionale di riferimento a scremare le potenziali location. In  particolare, in base all’obiettivo del congresso, alle modalità di realizzazione e alla disponibilità di tempo dei congressisti, forse un periodo dell’anno sarà più adatto di un altro.

6. Raggiungibilità della destination

Attenzione, la raggiungibilità di una event destination è fondamentale. Verifichiamo i collegamenti di:

– strade / autostrade

– treni

– aeroporti

– servizio taxi

e la loro efficienza in termini di: scorrevolezza e frequenza. E se necessario provvediamo a servizi su prenotazione.

7. Accessibilità degli ambienti

Ambienti attrezzati e full optional sono fondamentali e, per lo meno in Italia, ormai ampiamente disponibili. La differenza la fanno i dettagli e le caratteristiche specifiche. Torniamo così ai primi punti: come vogliamo organizzare il lavoro del congresso? Ambienti potenzialmente dispersivi saranno un plus o una penalizzazione? Ci saranno partecipanti con disabilità? Accertiamoci tramite sopralluogo o dati dettagliati che davvero tutto risponda alle nostre esigenze.

La chiarezza dei punti sopraelencati è indispensabile per capire con i professionisti di organizzazione eventi congressuali quali sono le caratteristiche irrinunciabili della location che cerchiamo. Organizzare un congresso richiede chiarezza oltre che esperienza: senza chiarezza di obiettivi e budget sarà complicato farci aiutare a identificare la location migliore.

Armando De Nigris

Visionario, Imprenditore, autore best seller, Master in PNL. Appassionato di Ipnosi Eriksoniana, Neuroscienza e di Comunicazione persuasiva.

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