fbpx

5 Consigli per far fronte anche agli imprevisti

Timing di un evento, l'importanza della scaletta per non commettere errori.

Pensate ad ogni evento come ad un progetto: dategli basi solide, costruitelo secondo logiche e passaggi definiti, stabilite un responsabile

Un professionista non improvvisa, mai. Tanto meno chi organizza e gestisce un evento. Solo così sarà in grado di far fronte anche agli imprevisti che, pur piccoli, quasi certamente ci saranno. Ricordate quando a scuola vi dicevano di ideare i punti di un argomento prima di iniziare il tema? Di stendere, insomma, una scaletta logica? Ecco, ancora lì sono le basi di qualunque progetto: sì progetto. Progettare significa infatti sapere:

  • Dove si sta andando
  • Con quali mezzi e persone si vuole andare avanti
  • Quali passi fare prima e quali dopo: il tempo. Se sbagli l’ordine l’insieme crolla o rischi una figuraccia perché non si capisce cosa vuoi comunicare.

1. Check list: Scrivi tutto e metti in Ordine

Affinché nulla sfugga durante la realizzazione di un evento è necessario scrivere tutti i passaggi dello svolgimento dell’evento stesso: dalle consegne nei giorni precedenti per l’allestimento e la produzione della documentazione e il catering, alla verifica delle attrezzature e del personale, al timing preciso dell’evento. Attenzione: sia che duri un paio d’ore, una giornata o una settimana, solo avendo l’elenco esatto delle cose da proporre si può essere certi di metterle in sequenza e compierle 

2. Chi fa cosa e quando: azioni, tempi, luoghi, persone

È importante che tutto il personale coinvolto in un evento abbia chiare le idee sui propri compiti e le possa eventualmente consultare in un timing, semplificato e veloce da leggere al bisogno. La scaletta di un evento deve essere chiara per tutti. E ovviamente chi ha responsabilità di coordinamento conoscerà il dettaglio dei vari passaggi.

3. Stabilisci cosa è Priorità e cosa è Emergenza

È importante definire le priorità di un evento –di cose e di persone– in modo da non perdere la calma in caso di imprevisti piccoli o grandi. Sapendo esattamente cosa deve accadere, chi deve parlare, chi deve fare cosa, non verrà la tentazione di cambiare l’ordine dei passi in scaletta.

E soprattutto si sarà in grado di capire la gravità di una situazione: non tutto è emergenza e anche le emergenze vanno trattate in modo specifico.

4. Regia: competente, solida, impavida

È indispensabile che ogni evento abbia un responsabile –un cosiddetto maestro di cerimonia, in determinate occasioni e contesti– che conosce la scaletta, gli attori, le priorità. E sa essere leader.

Una persona che controlli il susseguirsi delle situazioni, delle presentazioni –in caso di evento aziendale– e del personale in forze. E che sappia distingue priorità ed emergenze sapendo far lavorare l’intera squadra secondo necessità.

Armando De Nigris

Visionario, Imprenditore, autore best seller, Master in PNL. Appassionato di Ipnosi Eriksoniana, Neuroscienza e di Comunicazione persuasiva.

0 commenti

Invia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *